Trang chủ Tin tức Công nghệ số Phần mềm DropBox - Dịch vụ lưu trữ trực tuyến miễn phí


DropBox - Dịch vụ lưu trữ trực tuyến miễn phí

Hầu hết những người làm việc văn phòng hàng ngày đều phải thường xuyên làm việc với hàng trăm file word, excel, pdf, cad, dwg... đó sau đó phải copy vào USB hay đâu đó để tối về nhà tiếp tục chỉnh sửa, ngày mai đem lên văn phòng làm tiếp. Nếu ngày nào đó quên copy thì tối về nhà không có gì để làm. Hoặc lỡ có khi đang đi cafe, khách hàng yêu cầu gửi báo cáo nhưng bạn không đem máy tính theo, hay đang ngồi ở nhà nhưng cúp điện, laptop hết pin... mà cần chuyển tài liệu gấp thì quả thật là không có cái xui nào bằng cái xui nào.

Có rất nhiều dịch vụ trực tuyến giúp bạn khắc phục các vấn đề đó, bao gồm cả miễn phí và phải trả phí. Bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn dịch vụ lưu trữ trực tuyến DropBox được đánh giá dịch vụ lưu trữ tốt nhất hiện nay. Dropbox cung cấp cho bạn 2GB không gian lưu trữ miễn phí, không bị giới hạn băng thông download, dễ sử dụng, tốc độ nhanh, ổn định và khả năng làm việc trên nhiều nền tảng từ máy tính đến di động, và điều thú vị hơn hết là tất cả các tập tin khi được lưu trữ vào thư mục mang tên My Dropbox trên máy tính cá nhân sẽ được tự động đồng bộ hóa với các máy tính khác có cài đặt sẵn Dropbox.

Phần mềm này chạy tốt trên Windows, Mac, Linux. Đồng thời bạn có thể sử dụng DropBox trên điện thoại như iPhone, Blackberry, Android, iPad... Để khai hết những tính năng mạnh mẽ của dịch vụ này, bạn cần biết những mẹo nhỏ làm chủ DropBox giúp sử dụng tiện lợi, thông minh hơn, sẽ được giới thiệu trong bài viết này.

Đăng ký và tải Dropbox phiên bản mới nhất tại đây

1. Cách thức làm việc của DropBox:

Để sử dụng hiệu quả DropBox hơn bạn cần biết rõ cách làm việc của dịch vụ này. Khi cài Dropbox tại máy A và máy B (có thể là máy tính hoặc các thiết bị di động được hỗ trợ) và cùng sử dụng một tài khoản Dropbox thì dữ liệu trong thư mục My Dropbox của máy A và B luôn được đồng bộ với nhau thông qua máy chủ trung gian của Dropbox.

Khi dữ liệu trong thư mục My Dropbox tại máy A hoặc B thay đổi, quá trình đồng bộ lên máy chủ Dropbox sẽ được thực hiện ngay lập tức (nếu thêm mới dữ liệu) hoặc đồng bộ trong lần đăng nhập máy tính tiếp theo (nếu thay đổi dữ liệu, ví dụ như bạn sửa đổi hay xóa một văn bản trong thư mục My Dropbox).

Ngoài việc giúp bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi mà không cần mang dữ liệu qua các thiết bị lưu trữ trung gian, Dropbox còn giúp bạn phòng tránh được các sự cố mất dữ liệu đáng tiếc, cực kỳ hữa ích với các tài liệu giá trị như báo cáo, luận văn, đồ án,.. Bạn hãy tưởng tượng việc ngồi soạn báo cáo ở văn phòng, sau đó bạn trở về nhà và tiếp tục soạn báo cáo bằng máy tính ở nhà mà không cần phải tốn công chép ra USB hay đĩa CD, không lo sợ hư hỏng dữ liệu... thật là tuyệt.

2. Thêm hơn 8GB lưu trữ miễn phí:

Với mỗi tài khoản đăng ký miễn phí, bạn có 2GB lưa trữ nhưng nếu muốn nhận thêm 8GB dung lượng lưu trữ nữa thì chỉ cần mới bạn bè đăng ký dùng DropBox. Mỗi người mời thành công sẽ được tặng 250MB và có email thông báo.

Cách mời đơn giản như sau: Nhấn chuột phải vào biểu tượng DropBox trên System tray, chọn Launch DropBox Website > trong trang mới mở ra, bạn nhấn chuột vào link Get Extra Space Free ở góc dưới bên trái. Trong trang mới hiện ra, bạn có 3 cách mời:

+ Option A: Send them this link: gửi link cho bạn bè. Mỗi người sử dụng link này để đăng ký thì bạn sẽ được cộng dung lượng.
+ Option B: Invite contacts from your email account: tự động gửi thư mời những người có trong tài khoản email của bạn.
+ Option C: Invite friends by entering their e-mail addresses: gửi thư mời đến các địa chỉ email cụ thể do bạn tự nhập.

3. Khôi phục file bị xóa hay thay đổi trong thư mục My Dropbox:

Nếu bạn vô tình xóa nhầm hay thay đổi một file hoặc thư mục nào đó, thậm chí bị mất hoàn toàn nếu bị các sự cố với ổ cứng thì DropBox sẽ giúp bạn. Dịch vụ này có tính năng rất hay là sự lưu trữ thay đổi của các file trong thư mục My Dropbox lên đến 30 ngày.

Khi cần tìm lại một file bị mất, bạn mở DropBox bằng trang web như ở trên hoặc truy cập vào www.dropbox.com rồi nhấn Log in ở góc trên bên phải để đăng nhập vào tài khoản DropBox của bạn. Sau khi đăng nhập, chọn thẻ Files > nhấn Show deleted files là bạn sẽ thấy toàn bộ các file đã bị xóa hay thay đổi. Muốn tải file nào chỉ cần nhấn chuột phải vào file đó > chọn Undelete để khôi phục lại vào thư mục My Dropbox. Với những file bị thay đổi thì chỉ cần nhấn chuột phải vào file đó chọn Previous versions > trong danh sách các bản cũ của file đó, bạn nhấn nút hình kính lúp để tải về.

 

4. Sử dụng phiên bản DropBox thử nghiệm với nhiều chức năng mới:

Tại trang chủ của DropBox chỉ cung cấp phiên bản ổn định, muốn tải các bản DropBox thử nghiệm bạn có thể vào địa chỉ http://tinyurl.com/dldrbeta. Các bản thử nghiệm này có thêm nhiều chức năng mới như tùy chọn thư mục đồng bộ (nghĩa là bạn có thể bỏ không đồng bộ một vài thư mục con trong một thư mục lớn), đồng bộ tức thì các file văn bản Microsoft Office ngay file đang được soạn thảo, đảm bảo dữ liệu của bạn luôn an toàn trong bất cứ trường hợp nào, sửa hàng loạt lỗi nhỏ,... Xem thêm thông tin về các bản DropBox thử nghiệm tại http://tinyurl.com/drbeta

5. Đồng bộ các thư mục bên ngoài mà không cần đưa vào My Dropbox:

Mặc đinh bạn chỉ có thể đồng bộ các file trong thư mục My Dropbox, tuy nhiên nếu file nào cũng đưa vào đây thì khá bất tiện và dung lượng ổ chứa My Dropbox cũng tăng lên. May thay, với phần mềm bổ sung Dropbox Folder Sync, ta có thể đưa các thư mục bất kỳ vào trong danh sách đồng bộ của DropBox mà không cần phần phải copy cả thư mục đó vào My Dropbox một cách rất dễ dàng.

Tải bản mới nhất của Dropbox Folder Sync tại http://tinyurl.com/drfolder. Sau khi cài đặt, bạn chạy chương trình từ biểu tượng Dropbox Folder Sync trên Desktop > nhấn nút Change Setting rồi tìm đến thư mục My Dropbox, nhấn OK. Từ giờ, muốn đưa thư mục nào vào danh sách đồng bộ của Dropbox, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục đó, chọn Sync with Dropbox.


Một cách khác để đưa file nhanh vào thư mục My Dropbox là bạn tạo menu Send To cho DropBox. Cách làm thật đơn giản: bạn chuột phải vào thư mục My Dropbox chọn Copy, nhấn Windows+R để mở hộp thoại Run rồi gõ SendTo. Trong thư mục mở ra, bạn chuột phải vào khoảng trống chọn Paste Shortcut là xong. Từ giờ chỉ cần chuột phải vào một file hay thư mục là bạn có thể copy nhanh nó vào trong My Dropbox rồi.

 

6. Một số ý tưởng dùng DropBox khác:

-Bạn nên đưa thư mục Profiles của Firefox (chứa toàn bộ thông tin của trình duyệt như bookmark, history, password,…) vào danh sách đồng bộ của DropBox để thấy hết được sự tiện lợ của dịch vụ này. Để vào thư mục này, bạn gõ vào thanh địa chỉ đoạn about:support > trong trang hiện ra nhấn nút Open Containing Folder là sẽ vào được thư mục profile có dạng *******.default, sau đó dùng chương trình Dropbox Folder Sync để đưa thư mục này vào danh sách đồng bộ của Firefox.

-Nếu bạn dùng các chương trình quản lý mật khẩu như KeePass thì cũng nên đồng bộ thư mục chứa file lưu password (file .kdbx) vào danh sách đồng bộ của DropBox để có thể dùng mọi nơi mà không cần phải nhớ Pass, rất tiện lợi.

Sưu tầm